LUSTA VAGYOK, TEHÁT MAXIMALISTA
Hogy jön egy mondatba a lusta és a maximalista? Kiss Attila vallja, hogy cégvezetőként akkor tud igazán hátradőlni, ha előtte precízen kiépítette a folyamatokat. Hányszor találkozunk olyan vállalkozóval, aki tele van munkával és rabja lett a saját cégének? Ugyanakkor a napjának a felét nem is a szakmai rész teszi ki. Táblázat böngészés, adminisztráció, számlázás, ügyfélkezelés, banki feladatok, levelezés és még sok elengedhetetlen teendő, ami nélkül nem működik a cég. Ma már az AssistMe! csapatával, támogatják a feltörekvő cégek mindennapi háttér-folyamatait. Az interjú során, magam is sok hasznos fogást tanultam, Attilától. Tényleg érezhető volt, hogy élvezi, ha jobbá teheti a cégem működését!
Valóban a legtöbb cégvezető ismerősöm összeráncolja a szemöldökét, ha az adminisztrációról kérdezem.
A legtöbb kisvállalkozó azzal spórol, hogy amit lehet, maga csinál. Nincsenek tudatában mennyibe is kerül az idejük. Szakmai órabérük legalább, 10-20 ezer forint. Ennyi pénzért estig számlázni és még a hétvégeken is adminisztrálni, luxus, mégsem adják át másnak. Vicces, de ennek az órabérnek a töredékéért elvégezzük helyette az ilyen feladatok java részét. Legtöbbeknek azonban ez meg sem fordul a fejükben, vagy nem tudják miként fogjanak neki. Az iroda otthon van a nappaliban. E-mailen küldjük magunknak az emlékeztetőt, vagy kiírjuk az előszoba tükörre a banki utalásokat. Ezek ugyan már mini rendszerek, tehát kényszerűségből rávezetjük magunkat, mégis nehéz átlépni a tudatos vállalatvezetési szintre.
Honnan jött ez a precizitás?
Szállítmányozó céget vezetek évek óta és a kezdetektől tudatosan törekedtem a hatékony folyamatok kialakítására. Működött és máig működik is. Többen látva a szervezett és gördülékeny működésünk, segítséget, tanácsot kértek a saját cégük szervezésével kapcsolatban. Jó érzés volt segíteni és látni, ahogy egy szinttel feljebb lépnek a cégvezetésben, több idejük maradt a családjukra. Ez adta az ötletet, hogy üzletszerűen foglalkozzunk az adminisztrációs munkák elvégzésével és az azt előkészítő szervezési tanácsadással. Így jött az AssistMe!
Ki a tipikus ügyfeletek?
Az a fajta, aki reggel Red Bullal főzi le a kávét, energikus, pörög, ezer dolgot csinál egyszerre. Sok mindenbe belekap, megfeledkezik dolgokról, majd amikor eszébe jut, akkor mindig mindent azonnalra követel. Szervezetlensége ellenére, autoriter vezetési stílusával, el is éri hogy megcsinálják, azonban nem veszi észre, hogy ezzel mekkora stresszt okoz a környezetében. Jellemzően az ilyen cégeknél nagy a munkaerő elvándorlás is. Ugyanakkor nagyon irigylem ezt a vállalkozó típust, mert roppant ambíciózus és kiváló értékesítő. Mi a kulcsfolyamatok kialakításában, dokumentálásában és a hétköznapi stabilitás megteremtésében, lépésről-lépésre segítünk neki.
Az első pont, hogy hogyan alakítsuk ki a folyamatokat.
Pontosabban, a már meglévő folyamatainkat alakítsuk át úgy, hogy azok mások által is elvégezhetőek legyenek:
1. Írd le lépésről-lépésre mit csinálsz!
2. Bontsd részfeladatokra!
3. Találd meg ki végzi el a legjobban!
Ez nekem már most hasznos tanács, de ha vannak folyamataink, attól még nem szeretem jobban az adminisztrációt.
Nem az volt a lényeg, hogy megszeresd, hanem hogy így már valaki más meg tudja csinálni helyetted. Rendet kell tenni. Átláthatóvá, egyértelművé kell tenni az elvégzendő feladatokat és a hozzájuk szükséges eszközöket, dokumentumokat. Igen, tudom: A zseni átlátja a káoszt! Egyetértek. Azonban nem fogja tudni delegálni a feladatokat és saját cégének rabjává válik. Ha delegálni akarsz, tarts rendet!
Akkor ezt úgy képzeljem el mint ahogy a cégemnek egy könyvelőiroda vagy ügyvédi iroda külsősként végzi a feladatokat?
Pontosan. Van, hogy csak bizonyos részfeladatokat veszünk át. Egyik partnerünknek csak az első körös felkereső e-maileket rendezzük. Nem automatizálható, mert igényel kutatómunkát, de a levelezésének a 80%-át levettük a válláról, így ő csak a szakmailag bonyolultabb e-maileket kezeli. Sokszor a legnagyobb segítség az, ha minden adat ott várja az asztalán ahhoz, hogy dönteni tudjon.
Miért nem használnak többen háttér-adminisztrációs irodát?
Mert első ránézésre ezt bárki el tudja végezni. Valamit tudni elméletben és kivitelezni a gyakorlatban, két külön dolog. Nézd, én nagyon jól tudom, hogy többet kellene mozognom és egészségesebben étkeznem, elméletben, Gyakorlatban mégis kövér vagyok, mert nem csinálom jól. Az adminisztráció pont ilyen dolog. Mindenki tudja, de kevesen csinálják meg. A folyamatok szervezése, az állandó optimalizásra való törekvés, azonban az én asztalom.
Az adminisztrációban vagyunk jók. 
Minden cégben ismerünk egy mindenható asszisztenst. Hogy tudtok Ti ezen túltenni?
Nem akarunk ezen túltenni, mi csapatként állunk a háttérben. Nem csak egy adatrögzítőt kell elképzelni, mert kollégáink több nyelven beszélnek és leveleznek. Az irodában mindenkiről tudjuk mi az erőssége, és a belső folyamatainkat ráépítjük az ügyfeleink igényeire. Ez annyit jelent, hogy a munka el lesz végezve. Sokszor elég csak egy kis rutin a csapatunk részéről, ami sok munkaórát takarít meg egy cégnek.
Bende Ramóna kolléganőmmel, pár hete egyik ügyfelünk 4600 soros excel tábláját néztük át, mert nem jöttek ki az ellenőrzött összeadások. Ramóna 1 perc múlva megfejtette, hogy szövegként lett importálva több számadat. A nem megfelelő nyelvi beállítások miatt, több helyen pont volt a tizedesvessző helyett, tehát azokat a számokat nem adta hozzá a készlethez. Átállítottuk, és a képletek működtek. Ha az ügyfelünk asszisztense böngészi végig az összes adatot, az kb. két nap munka, de ugyanilyen történetünk volt a dátum formátumokkal is. Aki ért hozzá tudhatja, hogy apró dolog, de aki nem használja, annak ez több órás munka, adatgyűjtés, keresgélés. Végső soron mi egy költség- és időcsökkentő tényező vagyunk.
A maximalistát már értem, de miért mondod hogy lusta vagy?
Lusta vagyok ahhoz, hogy felesleges dolgokkal foglalkozzak. Lusta vagyok ahhoz, hogy újra és újra nekifogjak valaminek, mert az nem jó. Inkább gondolkodok azon, miképpen tehetném egyszerűbbé, hatékonyabbá. Rendet tartani mindig sokkal kevesebb energia, mint rendet rakni. Van, hogy az élet nem ad választást. Tavaly egy autóbalesetben rommá törtem magamat. Látod, erre a beszélgetésre is mankóval érkeztem. Több hónapot voltam kórházban, a cég mégis működött, nélkülem is. Ez volt a folyamatok éles tesztje.
