Dönts Valós Mérhető Adatokra támaszkodva - Vörös Márton Andrea (VMA Consulting Kft.)
Andrea 20 éve dolgozik az ERP (Enterprise Resource Planning) iparágban. Ebből 16 évet szállító oldalon, konkrét szoftverek bevezetésével foglalkozott, majd 2021 óta saját vállalkozásban, független ERP szakértőként segíti az ügyfeleket a nekik megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztásában, bevezetésében vagy esetleges felülvizsgálatában, testreszabásában.
Andi, miért olyan fontos a cégvezetőket segíteni egy ERP kiválasztásában?
VMA: Tudni kell, hogy az új ERP-bevezetések 60%-a sikertelen! Nagyon sok ponton elbukhat egy vállalatirányítási rendszer bevezetése egy cégnél. A megfelelő szoftver kiválasztásával kezdődik, de az előkészítése, az operatív használata is sok buktatót rejt. Számtalan ilyen esetet láttam én magam is, amikor már a motiváció is és a költségek is elszálltak.
Ezzel szemben hogy néz ki a veled való együttműködés? Mesélj el egy konkrét esetet!
VMA: Az Eatrend cégcsoport egy nagyszabású projektem a közelmúltból. Ők közétkeztetéssel foglalkoznak, a cégcsoport több cégből áll, ami eleve leszűkíti a szóba vehető ERP-rendszereket. A holding típusú működés sajátja, hogy közös törzs-
adatokkal dolgoznak a cégcsoport tagjai (ún. master data) annak érdekében, hogy ne csak a cégre vetített eredményességet, hanem a csoportszintűt is mérni tudják. Onnan indultunk, hogy voltak rendszereik, de elégedetlenek voltak. Így kérték
a segítségem.
Az én munkám egy diagnosztikával kezdődik. Mélyinterjúkat készítek kulcsfelhasználókkal, amiből összeáll egy követelményspecifikáció, ami mindazt a funkcióhalmazt tartalmazza, amire nekik szükségük van. Aztán figyelembe kell venni a költségkeretet; vásárlási vagy bérlési konstrukció jöhet szóba, vagy helyben telepített, vagy akár felhős megoldásban kell gondolkodni és meg még sok más tényezőt. Jelenleg a piacon nagyjából 150 szoftver áll rendelkezésre ebben
a témában. Ebből kiválasztok az igények alapján egy hosszabb listát és nekik elküldöm a specifikációt. Megkapom a válaszokat, hogy melyik szoftver mire képes és mire nem. Itt már le tudom szűkíteni, hogy kik azok, akik a legtöbb funkciót alapból tudják, minél kevesebb legyen benne az egyedi fejlesztési kényszer – mert az költséges és hibalehetőség. Így marad 3-4 rendszer, akikkel közvetlenül felveszem a kapcsolatot, végigmegyünk a kérdéseken, és bekerülnek a szűk listánkba.
Ezen a ponton már a megbízómat is bevonom a kulcsfelhasználókkal, és közösen megnézünk egy-egy testreszabott bemutatót a (megbízó) cég saját adataival, valósághű élményt nyújtva, majd az általam kidolgozott döntéselőkészítő anyag és a bemutatók tapasztalatai, élménye alapján közösen döntünk a végső rendszerről. Az Eatrend esetében külön büszkeség, hogy egy BNI-os szolgáltató lett a befutó, így egy nagy köszönőkártyát is kaptam.
Az időtartamok kapcsán is helyezz képbe, légyszi!
VMA: A kiválasztás nagyjából 2-3 hónap, a bevezetés kb. 6 hónap ebben az esetben, de ez erősen függ az iparágtól, a folyamatok bonyolultságától, a cégmérettől. Ebből az ügyfél az elején áll a rendelkezésemre a mélyinterjúk kapcsán, majd én dolgozom a háttérben, és amikor leszűkítettem háromra, akkor lesz újból közös feladatunk a végső kiválasztás. Van, hogy referencialátogatással erősítjük meg a döntést. A bevezetést is alaposan elő kell készíteni, de ezt sokszor már maguk meg tudják csinálni a cégek, de természetesen ebben is szívesen segítek, ha igényli a megbízó.
Mi változott meg a cég működésében egy ilyen rendszer bevezetése után?
VMA: A cégcsoportnál főszezonban 1200-1300 fő dolgozik, a bérszámfejtési adatokat többszörösen kellett rögzíteni, ami felesleges munkaidőt igényelt és sok hibával járt. Alig volt automatizmus, és a bérszámfejtési hibák miatt sok reklamációt kaptak. Ezek drasztikusan lecsökkentek, értsd úgy, hogy ami eddig egyhetes munka volt, az most egynapos, és a dolgozói bizalom is erősödik ezáltal.
Itt még csak a rövid távú pozitív hatásokat látják, hiszen ez az elmúlt hónapok története. Hosszú távon a kevesebb ráfordított munkaóra komoly megtakarítást fog jelenteni, és sokkal stressz-mentesebb belső kommunikációt is fog eredményezni.
Kiváló példa, gratulálok! Még milyen iparágakban segítettél ERP-kiválasztásban?
VMA: Gyártócégek, építőipari vállalatok, nagykereskedelmi raktárak, szervizhálózatok, egyházi szervezetek, könyvelőirodák, szállítmányozó cégek, vámügyintézők, akik hirtelen eszembe jutnak. Az Illker-food (tej és húsáru nagyker) először arra kért fel, hogy a jelenlegi rendszerüket optimalizáljam, ahol kifejeztem aggodalmamat, hogy ez hosszú távon nem igazán szolgálja a működésüket, majd 1 évvel később – amikor már ők is érezték, amit én előre jeleztem – megbíztak, hogy keressünk egy új szoftvert.
Az foglalkoztat, amióta elkezdtünk beszélgetni, hogy honnan van benned ez a tűz a szakmád iránt. Hogy kerültél az ERP világába?
VMA: Közgazdász végzettségem van, és a második diplomámat a Pannon egyetemen végeztem, ahol egy MBA-képzésen találkoztam először vállalatirányítási rendszerrel. Egy elegáns, öltönyös, arrogáns férfi tartott egy előadást, ahol arról beszélt, hogy az SAP egy csodaszer a vállalatok életében. Az minden folyamatot könnyedén kezel, egy helyre kell csak felvinni az adatokat, nincsenek hibázási pontok, és ez a jövő a gazdasági életben. Olyan értékesítő fazon volt, aki mindenkit lenyűgöz. Itt döntöttem el, hogy ez az én pályám: vállalatirányítási szakember akartam lenni. A sors úgy hozta, hogy Győrben a Szintézis akkor indította el az ERP divízióját, és itt végigjártam a ranglétrát. Konzulensként kezdtem, majd 16 év alatt egészen a cégvezetői lépcsőfokig jutottam. Itt szállító oldalon álltam, rengeteg megrendelőnek vezettünk be ERP-t, nagyon sok iparágba beletanultam, nagyon sokat köszönhetek a Szintézis Zrt.-nek!
Majd 2021-ben döntöttem úgy, hogy szakértőként az ügyfeleknek a kiválasztásban fogok segíteni, mert a rengeteg megoldásból sokszor komolytalan módon választanak ki szoftvereket, ebből adódóan nem is a nekik valót használják, kudarcként élik meg, hogy ez nem olyan, mint amit vártak. Pedig ma már minden cégméretre, iparágra van működő megoldás. A 90-es években még valóban csak a nagyvállalatok engedhették meg maguknak, hogy vállalatirányítási rendszert használjanak, de ma már ez nem igaz! Valós idejű adatok alapján határozottabb döntést tud hozni egy cégvezető!A digitalizáció már valóban ott van minden vállalkozásban, sőt néha átesünk a ló túloldalára, de nem baj, előbb-utóbb megtalálja mindenki a középutat
Mi a legegyszerűbb tanácsod, amit egy cégvezetőnek meg kellene tennie, és egyből látható eredményt hoz?
VMA: Évente vizsgálja felül a folyamatait. Azokra a tevékenységekre gondolok, amikre az a válasz, hogy: Így szoktuk! A felméréseim során ez nagyon gyakori jelenség. Felesleges munkaórák tömkelege. Egy részükre már nincs is szükség, másik része automatizálható, vagy a dupla rögzítések elhagyhatóak.
Kik a stratégiai partnereid a munkádban?
VMA: A szervezetfejlesztők, szoftverfejlesztők, szoftverszállítók, rendszergazdák, IT-cégek. Velük szorosan együttműködünk, mert a sikerünk egymáson is múlhat. Hiába jó a rendszerem, ha az emberek nem hajlandók rendeltetésszerűen használni. Egy szervezetfejlesztő ebben nekem kulcsfontosságú.
Összefoglalva, milyen feladatokkal kereshetnek meg téged a megbízók az ERP kapcsán?
VMA: 1. Kiválasztás – ekkor felmérem az igényeiket, leszűkítem a szóba vehető rendszereket és előkészítem a bevezetést (de maguk vezetik be).
2. Meglévő rendszer felülvizsgálata, optimalizálása – ebből kiderülhet, hogy jó, ami van, csak finomhangolni kell, vagy az is, ha másra van szükségük.
3. Projektmenedzsment – itt a kiválasztástól a sikeres bevezetésig viszem végig a feladatot, vagy ha már megvan a szoftver, de nincs belső kapacitás, vagy tapasztalat szoftverbevezetésben, akkor szintén tudok segíteni.
Andrea igazi profi, hihetetlen sok tapasztalattal. Ha ERP tanácsadás vagy bevezetésről van szó, keresd bizalommal!
Kapcsolat:
Vörös-Márton Andrea,
ERP szakértő
VMA Consulting
E-mail: vma@vmaconsulting.hu
Web: www.vmaconsulting.hu
