AZ INFORMATIKA A XXI. SZÁZAD LEGFONTOSABB KÖZMŰVE, NÁLAD RENDBEN VAN?
AZ INTERNET, AZ INFORMATIKA, MA MÁR EGYENÉRTÉKŰ AZ ALAP KÖZMŰVEK MEGLÉTÉVEL, AZ ÁRAMMAL, CSATORNÁVAL, VÍZZEL, MERT TERMÉSZETES, HOGY VAN.
Akkor vesszük észre, ha nem működik, viszont amikor ez bekövetkezik, akkor leáll a céged is. Gondolj bele, ha csak a domaineddel (teceged.hu) történik valami, ami önmagában évente 3-4.000 Ft-os kiadás, megbénul a levelezésed, a weboldalad, az online marketing rendszered, problémás lesz a szervered működése, és a sort még folytathatnám. Rengeteg galibát tud okozni egy ilyen ici-pici építőkocka, márpedig ebből sok van. Ezeket az építőkockákat rakják sorba és tartják működésben az IT „KOCKA" Stratégiai kör tagjai, akik egymást támogatva, egymást erősítve, egymás rendszereit ismerve képesek fenntartani egy nagyobb cég IT infrastruktúráját, mind fizikailag, mind szoftveresen.
Egy stratégiai kör alapja az, hogy a benne lévő cégek tevékenységei kiegészítsék és támogassák egymást. Fontos, hogy milyen témákban van otthon a Kocka kör!
A több cég által fenntartott rendszerek esetén, a legtöbb probléma az egymásra mutogatással van. Vizsgáljuk meg, hogyan tudjuk összekapcsolni a tevékenységüket egy projekt mentén úgy, hogy a megrendelő járjon a lehető legjobban.
A példa egy közepes méretű cég (nevezzük Fejlődő Kft.-nek) legyen, a következő főbb jellemzőkkel:
- nagy- és kiskereskedelemmel foglalkozik
- foglalkoztatottak száma 92 fő
- vezetők, projekt- és csoportvezetők, marketingesek, pénzügyesek, értékesítők, logisztikusok, gépkezelők, raktárosok alkotják a cég gerincét
- mindenki használja az irattárat, a cég vállalatirányítási rendszerét, a nyomtatókat, a hálózatot, a szervert, és természetesen biztonsági rendszer is működik a nagy értéket tároló raktárakban
- 4 darab nagy teljesítményű A/3-as színes nyomtató és 5 darab A/4-es fekete nyomtató alkotja a nyomtatási flottát,aminek a többsége 7 és 10 év körül van, nagy nyomtatási számmal
- a biztoságtechnológia 12 kamerával és egy központtal rendelkezik
Minden csak működget, de egy fejlődő cég nem érheti be ilyen működési biztonsággal. Adott tehát a lehetőség, hogy összefogjon a Kocka kör, és minden tudását bevetve rendbe tegye a Fejlődő Kft. rendszereit.
ELSŐ LÉPÉS IT Audit
Minden cég elvégezte a szakterületének átvilágítását, hogy kiderüljön milyen kihívásokkal állnak szemben.
- A hálózat több helyen problémás, a szerver már öreg, elavult és kis teljesítményű ennyi felhasználó kiszolgálására.
- A nyomtatók már csereérettek és nem költséghatékony a működésük.
- A webáruház nincs összekötve a vállalatirányítási rendszerrel, így működtetése sok manuális munkát eredményez. A marketing anyagok megújításért kiáltanak. A kommunikáció folyamatos, de kevés, és az is leginkább offline történik, az online kommunikációban vannak elmaradások.
- A könyvelés, a bérszámfejtés és a pályázati elszámolások, számlázás a pénzügy osztály feladata, viszont a főkönyvelő nyugdíjba készül 1-2 éven belül, és ő volt az, aki már a kezdetektől végig kísérte a cég fejlődését.
- A dokumentumokat papír alapon iktatják és irattározzák. Ez egyrészt drága, másrészt nem hatékony, harmad részt pl. az e-számlák esetén nem is felel meg az előírásoknak.
- A biztoságtechnológia sem acélos, mert kimaradnak mentések, nem jó felbontásúak a kamerák, tehát fejlesztésre szorul ez a terület is.
„Ha vannak kiváló nyomtatóink, azt elérhetővé kell tenni a céges hálózatokban!"
A IT hálózat egy olyan alaprendszer, mint a villamoshálózat, tehát 24 órában működnie kell. Az Abakusz Kft. szakemberei kicserélték nyomtatókat, amik már csereérettek voltak és a jelenlegi igényeknek jobban megfelelnek, sőt költséghatékonyabbak. A nyomtatók beüzemelésével párhuzamosan elkezdték a hálózati rendszer rehabilitációját is. Szakadt kábelek, régi panelek, csatlakozók, hálózati eszközök (switch, wifi) cseréje, új csatlakozási pontok elhelyezése és egy új, erősebb szerver beépítésével kezdték a munkát, a megfelelő szoftveres felépítés mellett. A megrendelő több más variációt megvizsgálva, saját szerver üzemeltetése mellett döntött MS (Microsoft) alapokon, külső mentéssel (soha nem elég egy mentés).
Ez egy fontos momentum, mert a szerverhez más szolgáltatónak is kapcsolódnia kell. A többi szolgáltató (dokumentumkezelés, web, biztonságtechnika, vagyis a „KOCKA kör" tagjai) már itt belépett a körbe, hiszen mindenki specifikálta milyen igényei vannak, hálózat, hardver, szoftver és hozzáférés szintjén is. Mint utóbb kiderült, csak ezzel az egy lépéssel nagyon sok problémát előre megoldottunk és rengeteg időt megspóroltunk magunknak és a megrendelőnek is.
A biztonság az adatvagyonra, a gépekre, a hálózati betörések elleni védelemre egy nagyobb cég számára kritikus jelentőségű, hiszen egy adatvesztés óriási problémát jelenthet, simán okozhatja a cég részleges leállását. Az Abakusz szakemberei ebben tudják a legnagyobb előrelépést tenni. Többlépcsős mentés a megfelelő helyekre, biztonságot jelentő tűzfal, meghatározott jogosultságok, védett kliensek, illetve oktatás a felhasználók számára, hiszen itt mindig van újdonság, amiről jó, ha tud a felhasználó. A mai rendszereket már távolról is lehet konfigurálni, átalakítani, telepíteni, ezért a problémák 80%-át fizikai jelenlét nélkül lehet abszolválni és orvosolni. Az Abakusz lesz a hálózatod és az adataid őrangyala. Folyamatosan monitoroznak megfelelő szoftverekkel és azonnal közbelépnek, ha rendellenességeket tapasztalnak. A Fejlődő Kft. immáron hálózati problémák, leállások nélkül tud hatékonyan dolgozni, megfelelő gépekkel és védelemmel a háta mögött.
„Ha már mindenki eléri a hálózati eszközöket, akkor kiváló lenne, ha a dokumentumainkat is azonnal tudnánk rendezni!"
A Fejlődő Kft. a rendszerek javítása és bevezetése közben kapott egy NAGY lehetőséget, hogy pályázzon egy nagyszabású beszerzési tenderre, aminek a megnyerése esetén a tavalyi év bevételének 12%-át kitevő megrendeléshez jut. A pályázat beadása rengeteg dokumentum meglétét követelte meg és mindössze 3 napjuk volt a projektre. Óriási szerencséjük volt, ugyanis a szerverek és a nyomtató/szkennelő állomások már remekül működtek, elkezdődött az OpenKM dokumentumkezelő rendszer használata is, amit a Respondeo Kft. szakemberei kezdtek bevezetni.
Még a digitalizálandó anyagok 15%-a sem volt a helyén, viszont épp azok a dokumentumok, amik szükségesek voltak a tenderhez, már 90%-ban bekerültek az OpenKM-be, így a megfelelő jogosultsággal rendelkezők visszakereshették és használhatták őket. Itt mutatkozott meg igazán, miért is a digitalizáció az egyik legfontosabb fejlődési lehetősége a már 25-30 éves vállalkozásoknak. A kért dokumentáció 90%-át kitevő anyagot 2 óra alatt állították össze és formázták meg, a maradék 10%-ot 1,5 nap alatt! Ha nem kezdik el a digitális dokumentumkezelést, egyszerűen esélyük sem lett volna beadni a pályázati anyagot, viszont így még alvásra is jutott idő! A legfontosabb eredmény persze az volt, hogy megnyerték a tendert, így a rendszer azonnal a bevezetés utáni hónapban többszörösen visszahozta az árát.
Kezdetben voltak ellenzői a rendszernek, főleg pénzügyes Jolika (a rossz nyelvek szerint mindent tudó Jolika). Ő volt a 3. legbefolyásosabb munkatárs a cégben. Minden irat helyét tudta, mindenre emlékezett, és ezért mindenki hozzá fordult információért. A cég vezetői felismerték annak a veszélyét, hogy ha Jolika nyugdíjba megy, magával viszi a tudást, ezért is döntöttek az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése mellett. Végül Jolikát is meggyőzte a rendszer hatékonysága, és örült, hogy nem kell már felállni a kényelmes székéből iratok után kutatva. Digitalizálva, OCR karakterfelismeréssel felismertetve a régi dokumentumokat is, mindent a helyére rakva tud keresni az iratok között és nem aggódik már, hogy mi lesz a céggel, ha nyugdíjba vonul és megérdemelt pihenését tölti az unokáival.
„A cég nyomtatói már rendben vannak, a hálózatunk is kitűnően és gyorsan működik, sőt a dokumentumkezelés is egyre professzionálisabb, akkor tegyük rendbe a fizikai biztonságunkat is!"
A Fejlődő Kft. az előző évben fejezett be egy nagyobb raktárberuházást, illetve újította fel a régebbi kisebb és kevésbé modern logisztikai központját, viszont valamiért kimaradt a biztonsági rendszer felújítása és ez okozott is némi problémát. A szomszéd cég telephelyén többször betolakodók jártak és elég nagy kárt okoztak. Sajnos a kamerákkal sem tudták azonosítani a tolvajokat, akik nem álltak meg a szomszédnál, hanem a Fejlődő Kft. raktárainak készletét is megdézsmálták. Sajnos a kamerarendszer keveset ért, sőt időközben egyes napok mentése is az enyészetté vált, és a hiányosságok miatt, még a biztosító sem fizetett. A kár jelentős volt, és ha már a hálózathoz hozzányúltunk, akkor a CSL System kezébe vette az irányítást és talált gyógyírt a rendszer problémáira. Új, nagy felbontású kamerarendszer és új központi rendszer telepítését végezték el. Számos újítást vezettek be. Feltérképezték a holt tereket, egy-két speciális kamerát is alkalmaztak, hogy azok lehetőleg mindent lássanak, amit szükséges. Összekötötték a különböző biztonsági rendszereket az épületekből, és sikerült egy központba bekötni és egységesíteni ezeket. Sikerült megállapodást kötni egy külsős céggel, aki a központból riaszt esetkocsit és gyorsan a helyszínre is ér.
Ezenkívül volt egy speciálisabb kérés is a CSL Systems felé. Több termékük van, amiket meghatározott hőmérsékleten és páratartalmon kell tárolni. Ehhez egy speciális mérőrendszert fejlesztettek, építettek és szereltek fel. Folyamatosan monitorozzák az eredményeket, és ha valamely érték sávon kívül kerül, akkor riasztást ad le a megfelelő helyekre, így gyorsan be lehet avatkozni. Tehát, megismerik a problémát, megtervezik az adatgyűjtő és érzékelő rendszert, majd megépítik és üzemeltetik is. Mondhatni a biztonság is kipipálható!
„Minden működik, minden ingóságunk és dolgozónk biztonságban van, most már keressünk minél több pénzt automatizált rendszerekkel, webáruházakkal, és nézzünk ki jobban!"
A Fejlődő Kft.-nél egy valami hiányzik, mégpedig a marketing hathatós támogatása. Weboldal, sőt webáruház is működik, de gyakorlatilag mindent manuálisan kezelnek, és rengeteg energiát felemészt a termékek feldolgozása, frissen tartása és az árak karbantartása.
A folyamatok automatizálását a Infoartnet Kft. vállalta fel, hiszen ők specialisták ezen a területen. A kiinduló rendszer az ABAS ERP-je, hiszen ennek a vállalatirányítási rendszernek a segítségével dolgozik a cég már több éve. Volt már próbálkozás a webes rendszer összekötésére, de ez különböző technológiai okokra visszavezethetően sajnos nem valósult meg. A csapat viszont nem rémült meg, mert volt már ilyen helyzetben. Van tapasztalatuk SAP, NEPTUN, Progen, ACTUAL, KIRA rendszerekkel is, tehát rengeteg problémát megoldottak már. A magyar disztribútorral való kapcsolatuk már aktív volt, hiszen korábban egyik ügyfelüknél, hazánkban elsőként sikerült megvalósítani egy teljes integrációt az ott felépített webáruházzal.
A Fejlődő Kft. egészen bonyolult árképzéssel dolgozik, ami még okozott némi fejtörést, de végül erre is megszületett egy kiváló megoldás.
Ma gyakorlatilag teljesen automatizáltan működik már a webáruház és ERP együttműködése, folyamatos szinkronizációval, ami rengeteg időt megspórol a cégnél, sőt azóta a webes megrendelések száma is megugrott, hiszen nem kell telefonálni az aktuális raktárkészlet miatt sem.
A webáruház fejlesztése során viszont felmerült, hogy ha az online tér már rendben van, akkor a kézzelfogható marketing anyagokat is rendbe kell tenni. Elkészült végre a cég arculati kézikönyve, mely hathatósan fogja ezután támogatni a marketinget. Elkészült egy cégismertető, ami már nem is cégismertető (mert azt senki nem olvassa el), hanem egy szép kiadvány a cégről véleményekkel, munkatársakkal, rövid bemutatkozással, sikersztorikkal. Végre megújult a cégtábla, gyönyörű lett az irodadekoráció, és mivel sok autóval, teherautóval rendelkeznek, ezeket is becsomagolták, mert érdemes mozgó reklámként használni, ha már sokat vannak az utakon. Ezen kívül táblák, kiállítási fal és sok-sok más elem került megtervezésre, mert a legfőbb cél, hogy jól nézz ki és jól is működj!
A Fejlődő Kft. elérte célját, hiszen minden lényeges rendszer jól működik és nem okoz fennakadást a cég folyamataiban. Egy jó ideig csak a fenntartással, karbantartással és némi fejlesztéssel kell foglalkozni. Azzal tud foglalkozni a cég, amihez ért és nem azzal, ami nem működik.
Külön cégekben, de együtt dolgozunk azért, hogy a céged sokkal jobban működjön, mint eddig bármikor. Problémák mindig lesznek, de az arra adott válaszok már nagyon különbözhetnek. Egyik cég sem ért mindenhez, mindenki specialistája valamely területnek, ezért alkotunk jó csapatot együtt és ezért tudjuk megoldani a te problémádat is, mert képesek vagyunk együtt gondolkodni egy problémán.
KERESD A IT KOCKA KÖRT A BNI 9401 CSOPORTBAN!
Digitális dokumentumkezelés
/Respondeo Kft. - Opper György/
www.respondeo.hu
IT kereskedelem és rendszerüzemeltetés, nyomtatás, kellékek
/Abakusz Kft. - Mészáros Attila/
www.abakusz.hu
Grafikai tervezés, webes rendszerek fejlesztése
/Infoartnet Kft. - Nagy Zoltán/
www.infoartnet.hu
Biztonságtechnika és adatgyűjtő rendszerek
/CSL System Kft. - Sándor Balázs/
www.cslsystem.hu
