ADATVEZÉRELT DÖNTÉSHOZATAL – MINT VERSENYELŐNY
Döntünk. Döntenünk kell minden nap, minden percben, minden pillanatban. Mekkora erőforrást tartalékoljunk a vállalkozásban? Felvegyük-e az állásinterjúra érkező munkatárs-jelöltet? Mekkora készletet rendeljünk legközelebb? Csak néhány példa azok közül a döntési helyzetek közül, amelyekkel egy vezető nap mint nap találkozik. De hogyan birkózhat meg egy döntéshozó e helyzetek sorozatával? Hogyan határozhat mindig objektíven, a rendelkezésére álló információk alapján, ráadásul villámgyorsan? Erről beszélgettünk Vörös-Márton Andreával, a vállalatirányítási rendszereket forgalmazó Szintézis ERP Kft. ügyvezetőjével. Egy vállalati döntéshozatal során hatalmas segítséget jelentene, ha lenne egy „gépezet”, amelybe az egyik oldalon csak befolynak a vállalkozás működése közben keletkezett adatok, majd a másik oldalon egész egyszerűen ezek alapján egy gombnyomásra listázhatnánk a szükséges információkat. Ez az elképzelés azóta már nem utópia, mióta minden iparágban és cégméretben elérhetők a vállalatirányítási rendszerek (angolul Enterprise Resource Planning, röviden: ERP), melyekkel naprakész, azonnali információk nyerhetők ki a vállalkozásról, néhány gombnyomással.
- Ha röviden össze kellene foglalni, mit jelent egy vállalkozás életében az ERP?
- Az ERP tulajdonképpen egy integrált üzleti folyamatkezelő szoftver, amely a cég különböző területein (pl.: pénzügy, raktározás, termelés, beszerzés, kiszállítás) keletkező adatokat gyűjti, tárolja és azok feldolgozását összvállalati szinten teszi lehetővé. Vállalatirányítási rendszerrel mindig naprakész képet kaphatunk a cég folyamatairól, hiszen az ERP megoldás nyomon követi a szervezeti erőforrásokat, mint például az alapanyagokat, a gyártói kapacitást, a cashflowt, illetve a kötelezettségeket, mint például a vevői megrendeléseket, alvállalkozói rendeléseket és a járulékos (pl.: bér, rezsi) költségeket is. Egy ERP rendszer a rögzített adatokat megosztja a szervezeti egységek között, megkönnyítve és felgyorsítva az információáramlást a belső és akár a külső szereplők között is. Aki mindezek hiányával nap mint nap küzd, valószínűleg megérti, hogy mit jelentene az ő vállalkozásában egy olyan rendszer, amely lehetővé tenné az adatok könnyű átláthatóságát. Felgyorsult világunkban az egyik legértékesebb erőforrássá az idő vált és óriási versenyelőnyt jelent, ha egy vezető képes gyors, de megalapozott döntéseket hozni.
- Honnan ismerheti fel egy cégvezető, hogy náluk is eljött a vállalatirányítási rendszer ideje?
- Egy jó vezető tények és számok alapján dönt! Ez kezdetben 1-2 fős vállalkozásnál tökéletesen kivitelezhető egy kockás füzettel is, amibe fel lehet vinni a legfontosabb adatokat pl.: várható bevétel, kiadás. Ahogy nő a vállalkozás, kezdenek összetettebbé válni a folyamatok és „kinövi” a kockás füzetet. A tapasztalat azt mutatja, hogy általában ekkor nyúlnak az Excel táblázatok után, ahol viszonylag egyszerűen kezelhetnek nagyobb adatmennyiséget is. Azonban egy ponton a vezető úgy érzi, hogy „beszorult” az Excel keretei közé és rengeteg időt és energiát igényel az adatok kezelése. Manuálisan kezelni készletnyilvántartást, a beszerzéseket, a gyártás ütemezést, a megrendeléseket, mind többszörös adatbevitelt eredményez, mely időigényes és minél nagyobb mennyiségben csinálják a munkatársak, annál nagyobb az esélye, hogy hibáznak. ERP-vel nincs többszörös adatbevitel, hiszen minden információ egy nagy rendszerbe kerül integrálásra, így egyazon adatbázisból tudnak dolgozni a különböző területeken, ezzel jelentősen növelve a hatékonyságot.
- Tudnál erre gyakorlati példát is mondani?
- Persze, egy több gyáregységgel működő élelmiszeripari megbízónknál azt vettük észre a helyszíni folyamatfelmérés során, hogy a fő irodaépületük előtt rengeteg kamion várakozik türelmetlenül, szinte alig férnek már el egymástól. Kiderült, hogy a számlázás egy másik épületben történik, így a raktárvezető arra kényszerül, hogy „összevárjon” annyi kinyomtatott szállítólevelet, amellyel már érdemes átsétálnia a számlázásra. Ugye nem kell ecsetelnem, hogy ez mennyire nem hatékony működés volt, amellyel idő és pénz folyt ki a vállalkozásból? Ezen a példán is látszik, hogy időnként érdemes fölülvizsgálni az „így szoktuk” indokú munkafolyamatokat, hiszen éppen ezek azok a pontok, ahol bagatell hibákon folyik el egy vállalkozás profitja. Az ERP bevezetésével nem kellett többé sétálgatni az épületek között, hiszen a raktárkészletező és a számlázó program valós időben képes adatokat átadni egymásnak, ezzel pedig felgyorsult a termékek kiadása, az udvar pedig kiürült a kamionoktól és sokkal hatékonyabbá vált a rendszer.
- Az ügyfelek visszajelzése alapján mik azok a legfontosabb előnyök, amelyek általában meggyőzik őket a vállalatirányítási rendszer bevezetéséről?
- Az ERP bevezetése nem egyfajta mellékes dolog a cégnél, hanem alapvetően a hatékonyság elvén működve változtatja meg a munkafolyamatokat. Nagyon fontos, sikert befolyásoló tényező, hogy a cég vezetősége mennyire elkötelezett az ERP mellett, hiszen a vállalatirányítási rendszer nagy változás a cég életében, ami kezdetben jelentősebb, később kisebb befektetést igényel mind a vezetőktől, mind pedig a munkatársaktól, de eredménye egy teljesen más minőségű munkavégzés lesz. Képzeljük csak el, hogy a vezető egy döntési helyzetben tudni szeretné, hogy például melyik terméke volt az elmúlt negyedévben a legnagyobb árbevételt produkáló. Ez általában több napnyi kutakodást, különböző táblázatok összefésülését igényli, ERP-vel azonban szó szerint három gombnyomás és mindösszesen 15 másodperc. Ugyanez a helyzet, ha egy havi riportra van szükség, vagy ha látni szeretné a közeljövőben várható bevételeket, aktuális kintlévőségeit.
Az ERP bevezetését követően a vezető már az első hónaptól kezdve élvezheti azt a fajta jól működő hatékonyságot, ahol nem mennek kárba értékes munkaórák adatok keresgélésével.
- Hogyan állhat mindig, minden adat a szoftver rendelkezésére? Nem okoz ez túl sok adatbeviteli kötelezettséget az alsóbb szinteken?
- Minden ERP bevezetés egy nagyon alapos igényfelméréssel kezdődik, ahol felmérjük, hogy a vezető mire szeretné használni majd a rendszert, milyen kimutatások fontosak számára, és tesszük mindezt 23 évnyi gyakorlati tapasztalattal. A vezető igényeinek ismeretében határozzuk meg, hogy melyik részlegnek, milyen adatbeviteli feladatoknak kell, hogy eleget tegyen a jövőben. Kiemelt figyelmet fordítunk rá, hogy ne legyenek felesleges információbevitelek, hiszen egy ERP lényege a hatékonyságnövelés. Fontos azonban, hogy a vállalatirányítási rendszer hasznát, nemcsak a vezető élvezi, hanem a munkatársak is. Különböző jogosultsági szintek állíthatók be az egyes munkakörökhöz, választható, hogy az adott kolléga csak láthassa vagy szerkeszthesse is az adatokat, így a munkatársak is hozzáférést kaphatnak a rendszerhez és biztonsággal használhatják a saját szakterületükön.
- Végezetül mit mondanál annak a vezetőnek, akit már foglalkoztat egy ideje a vállalatirányítási rendszer bevezetése, de még nem szánta rá magát?
- Azt javaslom neki, hogy ha úgy érzi, szüksége van rá, vágjon bele bátran, mert összehasonlíthatatlan egy ERP-vel történő cégvezetés a korábbi folyamatokkal. Válasszon olyan partnert, akinek valós tapasztalata és meggyőző referenciái vannak. Ne „dobozos” ERP-ben gondolkodjon, hiszen egy vállalkozás is folyamatosan változik, fejlődik és nagyon fontos, hogy ezt a vállalatirányítási szoftver le tudja követni, képes legyen idomulni mind a jelenleg, mind pedig a jövőbeli folyamatokhoz. Mi, a Szintézis cégcsoporttal komplett megoldást kínálunk mind szoftver, mind hardver tekintetében, ami jelentős versenyelőny, hiszen egy kézben tudjuk tartani a teljes bevezetési és supportálási folyamatot. Saját és ügyfeleink egybehangzó tapasztalata, hogy vállalatirányítási rendszert használva kimagaslóan nő a hatékonyság, egyszerűbbé válnak a folyamatok, így végre minden munkatárs és vezető azzal foglalkozhat, amihez ért, ami a cég eredményességét közvetlenül növeli.
